トレーニングコラム Day.47 | 封筒の透け防止の方法

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お客様の情報漏洩を防ごう!
封筒の透け防止の方法

お客様や取り引き先に請求書や契約書などを郵送するとき、気をつけなければならないことの一つに「封筒の透け防止」があります。この対策を怠って情報流出などがあれば、大変な問題に発展することにもなりかねません。今回は封筒の外側から中身が透けてしまう問題について解説します。

封筒から中身が「透け」てしまうって本当?

郵送されてきた封筒を手に取ると、中身がうっすらと透けて見えることに気づいた・・・という経験をしたことはないでしょうか。それが企業から届いた郵便物であったとすれば、恐らく配慮に欠けていることに対して不愉快な気持ちになるはずです。

封筒に使用されている紙の中には、厚さが薄い、または色が薄いために中に入っている書類の印字が透けて見えてしまうものが存在します。通常の手紙であれば、文字を書いた面は内側に折りたたんで封筒に入れるため問題になることは少ないのですが、請求書などの用紙を折り畳まずに入れた場合は状況が変わります。そのままの状態だと気にならなくても、日にかざしてみると中身が完全に見えてしまうこともあります。ある程度厚みのある、濃い色の封筒を使っていたとしても、薄い紙を1枚だけ入れて太陽に透かしてみると字が判別できるということは、実はそうめずらしいことでもありません。

封筒の中身が透けてしまうリスク

こうした、封筒の中身が透けて見えてしまうというのは、企業がビジネスで使用する封書ではあってはならないことです。個人情報が見える状態になっていれば、個人情報保護の義務を果たしていないことになってしまいます。従業員との間でやり取りするマイナンバー関係の書類などでは、特に細心の注意が必要です。請求書や領収書も見えてはならない書類です。さらに、契約書などを送るときは、それが透けて見えてしまうと機密情報の漏洩につながることにもなりかねません。大きなトラブルに発展することもあるので、封筒の中身が透けないための対策をとることは非常に重要です。

封筒の透け防止の方法とは

では、どのようにすれば封筒が透けることを防ぐことができるのでしょうか。
まず、「透けない封筒」を選ぶという方法があります。透けにくい封筒として汎用性が高いのは、100g以上のクラフト紙で作られた、いわゆる茶封筒です。市販の封筒を使用したい、低コストですませたい、という場合にはこの茶封筒を使うのが正解でしょう。

ほかには、請求書などを送る際によく使われる、内側に地紋のついた封筒も使用頻度が高いものです。これは「内地紋」と呼ばれる連続したパターンを封筒の内側全面に印刷したもので、書類の文字を判読しづらくする効果があります。このタイプの封筒は白や白に近い色の封筒も選ぶことができるので、企業の自社封筒、オリジナル封筒にも使われます。THE PRINTの封筒印刷では、内側の印刷も可能ですので、自社のロゴを地紋状のパターンで印刷すると透け防止とブランディングを同時に行うことが出来ます。また、最近では不透明加工という特殊加工を施した透けにくい封筒も登場しています。こちらも、白系であっても中身が見えづらい仕様になっています。また、外側は白や薄い色で、内側にクラフト紙などが使われている2重構造の封筒もあります。

また、内容物の入れ方に工夫をすることも必要です。薄い紙を1枚だけ折らずに入れるというのは、最も透けやすい入れ方なので避けましょう。外から見えづらくするには、文字が印刷されている面を内側にして3つ折りにするのが昔からのセオリーです。また、書類などを包むように中紙を使う、送り状をつけて透けると問題のある内容物と封筒の間に挟む、などの方法も考えられます。もちろん、送る前には透けて見えないかどうかのチェックをすることが最も大事です。

企業が送る封書は、内容物の情報保護が最優先で行われている必要があります。中でも、封筒が透けて中身が見えてしまうことがあるというのは盲点になりかねません。十分な注意と対策を忘れずに行うようにしましょう。

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